Kit de conformité CNIL pour la géolocalisation de vos véhicules

La géolocalisation des véhicules d'entreprise est un traitement de données personnelles encadré par le RGPD et les recommandations de la CNIL. MonSuiviFlotte intègre les exigences de conformité dès la conception. Voici nos engagements et les outils que nous mettons à votre disposition.

Le conducteur peut couper la localisation

Depuis son lien personnel, chaque conducteur peut activer le mode vie privée pour ses pauses et déplacements privés. Aucune nouvelle position n’est alors enregistrée. Les horaires définis dans la fiche du véhicule coupent aussi le suivi en dehors des plages de travail. Sans horaires configurés, le conducteur doit utiliser le bouton de vie privée.

Hors des horaires, si le véhicule roule, le gestionnaire reçoit seulement l’heure et une estimation des kilomètres, sans position ni trajet : la CNIL indique que les kilomètres parcourus pendant une période interdite suffisent à caractériser un abus. Rien n’est relevé quand le conducteur a activé son mode vie privée.

En cas de vol, le gestionnaire déclare le véhicule volé : comme le recommande la CNIL, la localisation reprend seulement à partir de ce signalement, à toute heure, et s’arrête quand le véhicule est déclaré retrouvé. Aucune position antérieure n’est récupérable. Le conducteur en est informé dans son application, la déclaration est horodatée avec son auteur, et le lien remis aux enquêteurs expire au bout de 72 heures.

Information de l’équipe et conservation

Dans Réglages > Vie privée et information, le titulaire choisit la finalité et la durée de conservation, et dispose d’une note d’information à remettre aux conducteurs. Il vérifie son adéquation avec l’usage réel et inscrit le dispositif à son registre des traitements.

Les positions sont conservées deux mois par défaut. Une durée allant jusqu’à douze mois nécessite une finalité et un besoin justifiés de preuve des interventions ou d’optimisation des tournées. Les distances journalières sans coordonnées sont gardées douze mois pour le suivi des coûts. La référence officielle est la fiche CNIL sur les véhicules des salariés.

Le dispositif ne doit pas servir à une surveillance permanente ou au contrôle du respect des limitations de vitesse par les salariés. La présence d’un mode privé ne suffit pas à valider tous les usages de l’employeur.

Vos obligations en tant qu'employeur

La mise en place d'un système de géolocalisation de véhicules vous impose plusieurs obligations légales :

Information préalable des salariés : chaque conducteur doit être informé individuellement du dispositif, de sa finalité, de la durée de conservation et de ses droits d'accès et d'opposition.
Consultation du CSE (si votre entreprise en a un) : le comité social et économique doit être informé et consulté préalablement à la mise en oeuvre.
Inscription au registre des traitements : le traitement de géolocalisation doit figurer dans le registre RGPD de votre entreprise.
Respect du principe de proportionnalité : la géolocalisation doit être justifiée par la nature de l'activité et ne pas conduire à une surveillance permanente des salariés.
Droit d'accès et de rectification : chaque salarié peut demander à consulter ses propres données de localisation et en obtenir copie.

Finalités légitimes de la géolocalisation

La CNIL reconnaît plusieurs finalités légitimes pour la géolocalisation des véhicules d'entreprise. MonSuiviFlotte couvre les cas d'usage suivants :

Preuve de passage et de prestation : justification des heures d'intervention auprès des clients.
Suivi et optimisation des tournées : amélioration de l'organisation des déplacements.
Sécurité des biens et des personnes : localisation en cas de vol du véhicule ou d'accident.
Gestion de flotte : suivi de l'utilisation des véhicules professionnels.
Respect de la réglementation : suivi des temps de conduite et des limitations de vitesse.

À l'inverse, la surveillance permanente et continue des salariés est interdite. Le mode vie privée et les alertes paramétrables de MonSuiviFlotte garantissent le respect de cette limite.

Les données du conducteur, hors géolocalisation

Le suivi des échéances réglementaires demande quelques données personnelles qui ne sont pas des positions : le nom du conducteur, son téléphone et son adresse électronique pour lui envoyer son lien d'accès, et les dates de validité de ses titres (permis, contrôle médical, FIMO ou FCO, carte de conducteur, carte professionnelle).

La date de naissance peut être renseignée dans un seul but : calculer la périodicité du contrôle médical, que le code de la route fixe à cinq ans avant 60 ans, deux ans de 60 à 76 ans, puis un an (article R. 221-10). Elle est facultative — sans elle, la périodicité reste à cinq ans — et elle n'est visible que par le responsable du compte.

Pour les titres de séjour et autorisations de travail, l'outil n'enregistre que la date de fin de validité : ni le numéro du document, ni sa copie. Ces données ne sont jamais visibles depuis l'application conducteur, ne servent qu'à déclencher un rappel, et suivent le sort du compte : elles sont supprimées avec lui.

Qui voit les positions dans votre entreprise

Comme le demande la CNIL, seules les personnes habilitées, dans le cadre de leurs fonctions, doivent accéder aux données de géolocalisation. Le titulaire du compte crée les accès de ses collaborateurs et donne à chacun un rôle (ce qu'il peut voir et faire) et ses véhicules visibles : un chef d'agence ne voit que les véhicules de son agence, sur la carte, dans les alertes, les exports et les e-mails. Un accès désactivé est coupé immédiatement.

Pour chaque utilisateur, l'outil enregistre son nom, son adresse électronique, son mot de passe (haché, jamais conservé en clair), son rôle et ses véhicules visibles. Ces données servent uniquement à contrôler les accès et sont supprimées avec l'utilisateur ou avec le compte.

Module Tournées, sur devis

Quand le module est activé sur votre compte, il traite les adresses des arrêts saisies ou importées (y compris des adresses de particuliers), leurs créneaux, les charges, le planning des conducteurs et la dernière position du véhicule pour estimer l'heure d'arrivée. Les itinéraires sont calculés sur nos serveurs, à partir des données routières OpenStreetMap : aucune position n'est transmise à un tiers pour ce calcul.

Pour placer une adresse sur la carte, son texte est envoyé au service de géocodage de l'IGN (Géoplateforme) et, s'il ne la trouve pas, à Google. Le résultat est gardé dans un cache propre à votre compte. Les tournées, leurs arrêts et ce cache sont supprimés au bout de douze mois, et avec le compte.

Le lien de suivi d'une course affiche à votre client l'heure de livraison estimée, jamais la position du véhicule hors de cette course.

Conservation et suppression des données

La durée des positions se règle dans Réglages > Vie privée et information : deux mois par défaut, et jusqu’à douze mois pour un besoin de preuve ou d’optimisation dûment justifié. La purge nocturne supprime les coordonnées et les passages arrivés au terme de cette durée. Des distances journalières sans coordonnées restent disponibles douze mois pour le carnet et les coûts.

Une demande d’accès ou d’effacement peut être adressée au responsable du traitement ou à notre support. Une durée augmentée ne restaure jamais des données déjà supprimées.

Sécurité des données

Toutes les données de localisation sont chiffrées en transit (HTTPS obligatoire).
L'accès aux données est strictement cloisonné par compte : aucun client ne peut accéder aux données d'un autre.
L’hébergement est assuré par Hostinger.
Les accès administrateur sont réservés au personnel habilité de WebProMax.
Les prestataires techniques nécessaires au service peuvent traiter les données dans le cadre de leurs fonctions ; aucune donnée n’est vendue ou louée.

Nous contacter pour une question CNIL/RGPD

Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez contacter notre responsable traitement à l'adresse : rgpd@monsuiviflotte.com. Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et de portabilité de vos données. Pour supprimer un compte (entreprise ou conducteur), la procédure détaillée est sur notre page Suppression du compte.

Les obligations décrites ici varient selon la taille de votre entreprise, la nature de votre activité et l'existence d'un CSE : la consultation du comité, par exemple, ne s'impose qu'à partir de onze salariés. Le kit fourni avec votre compte couvre le cas courant d'une flotte de TPE. Dernière mise à jour : septembre 2026.