Guide pratique

Géolocaliser les véhicules de son entreprise : ce qui est permis, ce qui ne l'est pas

La géolocalisation d'un véhicule d'entreprise est parfaitement légale quand elle est faite correctement, et indéfendable quand elle est posée en douce. La différence tient à trois principes simples : dire, limiter, couper. Voici comment les appliquer sans transformer votre entreprise en cabinet juridique.

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Dire

Informer chaque conducteur avant, par écrit

Limiter

Une finalité claire, des accès restreints

Couper

Aucun enregistrement hors temps de travail

Fourni

Note d'information type incluse

Le principe central

Hors travail, on n'enregistre rien : le mode vie privée

C'est le point sur lequel tout dispositif se joue. Un salarié qui garde le fourgon le soir ou le week-end ne doit pas être suivi sur son temps personnel. Le mode vie privée coupe l'enregistrement des positions : ce n'est pas une faveur, c'est ce qui rend le reste défendable.

Fourgon 2 · Vendredi soir

ONMode vie privée

0Position enregistrée

OKSanté du boîtier

18h02 · Mode vie privée activé par Sarah

Positions du week-end non stockées

Lundi 07h10 · Reprise enregistrement

Couper l'enregistrement, pas seulement l'affichage. Un mode qui masque la carte mais stocke quand même les positions ne protège personne. Quand le mode vie privée est actif, aucune position n'est écrite en base : il n'y a rien à consulter, même pour l'administrateur.
La santé du boîtier reste visible, et c'est normal. Savoir que le matériel fonctionne n'est pas suivre une personne. Le distinguo est précisément celui qui rend le dispositif équilibré : l'actif est protégé, la personne aussi.
L'activation appartient au conducteur. Un interrupteur qu'il contrôle vaut mieux que des horaires figés : les journées réelles débordent, et c'est lui qui sait quand son temps personnel commence.

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Les trois principes, concrètement

Dire : l'information préalable, par écrit

Chaque conducteur concerné est informé avant la mise en service : quel dispositif, pour quelles finalités, qui accède aux données, combien de temps elles sont conservées, comment exercer ses droits. Une note d'information type est fournie avec le produit ; elle se remet contre signature, avant le premier trajet suivi.

Limiter : une finalité qu'on sait énoncer

Preuve de passage, sécurité des véhicules, facturation des interventions, optimisation des tournées : votre finalité doit tenir en une phrase que vous assumeriez devant vos salariés. « Surveiller ce qu'ils font » n'en est pas une, et un dispositif sans finalité claire est un dispositif fragile.

Couper : le temps personnel est hors champ

Pause déjeuner comprise pour les véhicules que les salariés gardent, soirées et week-ends évidemment. Le mode vie privée coupe l'enregistrement à la source. Un dispositif qui suit les personnes hors travail est le cas d'école du dispositif disproportionné.

Et l'accès aux données se restreint

Les positions ne regardent que les personnes qui en ont besoin pour leur mission : le gérant, l'exploitation. Pas tout le monde dans l'entreprise, pas les clients, pas « au cas où ». Moins il y a d'yeux sur les données, plus le dispositif est solide.

Mettre en place un dispositif propre

Cette page présente les principes généraux ; pour un cas particulier (représentants du personnel, secteur spécifique), votre conseil habituel reste la bonne source.

ÉTAPE 01

Écrivez la finalité

Une phrase, assumable devant l'équipe. C'est elle qui justifie le dispositif et borne ce que vous ferez des données.

ÉTAPE 02

Informez avant de brancher

Note d'information remise à chaque conducteur concerné, avant la mise en service. Le modèle fourni se complète en dix minutes.

ÉTAPE 03

Activez le mode vie privée

Montrez l'interrupteur aux conducteurs le jour de l'installation : un dispositif présenté avec sa protection passe très différemment.

Questions fréquentes

Ai-je le droit de géolocaliser un véhicule utilisé par un salarié ?

Oui, si le dispositif répond à une finalité légitime, que le salarié en est informé au préalable, que les positions ne sont pas enregistrées hors temps de travail et que l'accès aux données est restreint. C'est l'accumulation de ces conditions qui rend le dispositif régulier, pas l'une d'elles isolément.

Et pour un chauffeur indépendant à qui je confie une voiture ?

Le cadre du salariat ne s'applique pas, mais le principe d'information reste le même : la présence du boîtier et sa finalité figurent dans le contrat qui vous lie, et le mode vie privée coupe l'enregistrement hors mission. Notre guide VTC détaille ce cas.

Puis-je utiliser les positions pour contrôler les horaires de travail ?

C'est un terrain glissant : utiliser un dispositif déclaré pour une finalité (preuve de passage, sécurité) au service d'une autre (contrôle du temps de travail) fragilise l'ensemble. Si le suivi du temps de travail est un vrai besoin, il se déclare comme tel dès le départ, avec ses propres règles. En cas de doute, posez la question à votre conseil avant, pas après.

Combien de temps conserver les positions ?

Le principe : pas plus longtemps que ce que votre finalité justifie. La durée se fixe en fonction de l'usage déclaré (une preuve d'intervention ne se conserve pas comme un simple historique de trajet) et s'écrit dans la note d'information. Sur ce point précis, faites valider votre choix par votre conseil.

Sans engagement

Un dispositif conforme par construction

Mode vie privée natif, note d'information fournie, accès restreints : la conformité est dans le produit, pas dans une annexe. Voyez comment ça fonctionne sur un cas réel.

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